Manejando los retos de la gestión inmobiliaria

La gestión de los bienes inmuebles es una aventura fascinante, aunque puede que también nos depare algunos desafíos que nos mantienen despiertos hasta altas horas de la noche: las recaudaciones de renta, los impagos y, en algunos casos, los procesos de desalojo. No son situaciones agradables, pero son parte inherente de este negocio, y lo mejor que podemos hacer es aprender a gestionarlas adecuadamente.

El poder de los sistemas y las políticas

La clave para una gestión exitosa radica en el establecimiento de sistemas y políticas efectivas. La administración de propiedades, así como la inversión inmobiliaria y los negocios en general, se basan en sistemas sólidos. Y cuando estamos tratando con situaciones altamente emocionales, como cobros, delincuencia y desalojos, es aún más crucial tener sistemas bien definidos.

Si prestamos atención a cada historia triste que nos relatan los inquilinos y comenzamos a hacer excepciones, podemos acabar agotados y desbordados. Aquí es donde la fatiga por toma de decisiones entra en juego, y creeme, puede llevarnos a la quema total. Pero si contamos con sistemas y políticas en los que apoyarnos, podremos decir "no" con más facilidad y sin sentirnos los villanos de la historia.

Equidad y consistencia en la administración

La ausencia de un sistema sólido puede llevarte a ceder más de lo aconsejable. Y no solo te costará dinero, sino que estarás premiando comportamientos indeseables. Al premiar el mal comportamiento, lo único que conseguirás es más del mismo.

Además, al hacerlo, estarás siendo injusto con tus buenos inquilinos, aquellos que respetan el contrato de arrendamiento, pagan a tiempo, no dan problemas y cuidan la propiedad. No recibirán ningún beneficio porque no te han causado problemas. En cambio, los inquilinos problemáticos intentarán sacar la mayor ventaja posible y, si no tienes un sistema establecido, lo más probable es que lo consigan.

La regla 80/20 en la gestión de propiedades

Una pequeña porción de inquilinos puede causar la mayoría de los problemas. Es similar al principio de Pareto: el 20% de tus inquilinos causará el 80% de tus dolores de cabeza. Y la situación se puede intensificar, con el 4% de tus inquilinos causando el 64% de tus molestias.

Para lidiar con esto, necesitas sistemas. En Easy Realty Inc., nuestro programa se desglosa de la siguiente manera:

• Primer día: Vencimiento de la renta.
• Segundo día: La renta está atrasada (sin cargos por mora).
• Día 5 a las 12:01 a.m.: Se aplican los cargos por mora.
• Día 12: Enviamos y colocamos avisos de 72 horas (las leyes varían de un estado a otro respecto al tiempo de aviso requerido).
• Día 15: Iniciamos el proceso de desalojo en la corte (y cargamos una tarifa de desalojo a la cuenta del inquilino).

También ofrecemos un plan de pago en cada período de 12 meses. Puedes adaptar tu plan de pago a tus necesidades, pero debe ser consistente y planificado con antelación.

La comunicación como piedra angular

En la mayoría de los casos, podrás obtener mejores resultados comunicándote con el inquilino en lugar de seguir estrictamente el horario. A veces, podrías negociar un acuerdo de "efectivo por llaves" en lugar de un desalojo.

Es fundamental mantener la comunicación con los inquilinos, sobre todo si la renta se atrasa o si se publica un aviso de 72 horas. Muchos inquilinos se sienten avergonzados por su situación, por lo que es posible que prefieran comunicarse a través de textos o correos electrónicos.

La importancia de establecer expectativas

Establecer las expectativas correctas desde el principio es crucial. No prometas nada que no puedas cumplir para conseguir arrendar una propiedad.

Asimismo, sé honesto con los inquilinos que solicitan mantenimiento o que tienen retrasos en el alquiler. Si los inquilinos tienen expectativas injustificadas (a menudo debido a la falta de explicación del administrador de la propiedad), pronto se convertirán en resentimiento.

¿Deberías hacer excepciones?

Hacer excepciones a capricho no es recomendable. De hecho, hacer excepciones para algunos pero no para otros en situaciones similares podría interpretarse como una violación de la Vivienda Justa. Sin embargo, en circunstancias excepcionales, como la pandemia de coronavirus, podrías considerar la posibilidad de hacer ajustes temporales.

En conclusión

Gestionar las recaudaciones, la delincuencia y los desalojos puede ser desafiante, pero con sistemas y políticas adecuados, la comunicación efectiva y la gestión de las expectativas, puedes manejar estas situaciones de manera eficiente y justa para todos los involucrados.

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